新益為6S咨詢(xún)公司概述：實(shí)物檔案最為高校教育教學(xué)活動(dòng)的歷史見(jiàn)證者和承載者，直接反映了學(xué)校的發(fā)展過(guò)程。但隨著學(xué)校的發(fā)展，實(shí)物檔案數(shù)量眾多、形式各異以及不可復(fù)制性，使其在管理中遇到了不少的問(wèn)題。當(dāng)工業(yè)6S管理作用凸顯時(shí)，高校也將6S管理運(yùn)用到了實(shí)物檔案管理中。

高校實(shí)物檔案6S管理

6S管理起源于日本，它是通過(guò)理順工作現(xiàn)場(chǎng)秩序以及培養(yǎng)人的良好習(xí)慣從而達(dá)到提高工作效率、提升人員基本素養(yǎng)的有效方法。將6S管理運(yùn)用到高校實(shí)物檔案管理中，具體的辦法如下：

一、6S管理整理階段——全面收集、規(guī)范整理、合理分類(lèi)

在工業(yè)企業(yè)的6S管理推進(jìn)中，整理階段工作是將生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)所有非必需品如廢棄物及私人物品清除出工作區(qū)，減少非必需品對(duì)存放環(huán)境造成的負(fù)擔(dān)，為塑造一個(gè)整潔有序的環(huán)境創(chuàng)造良好條件。針對(duì)高校實(shí)物檔案6S管理，整理階段的主要任務(wù)是收集、鑒定、整理分類(lèi)。實(shí)物檔案的收集不同于其他門(mén)類(lèi)檔案，主要采用日常收集和定時(shí)征集結(jié)合的方法，檔案管理人員在日常工作中，隨時(shí)隨地的接收登記，不定時(shí)在學(xué)校的各種媒體的新聞報(bào)道和網(wǎng)絡(luò)發(fā)布中獲取信息，掌握工作動(dòng)態(tài)，有針對(duì)性地收集。同時(shí)，學(xué)校每年發(fā)布征集實(shí)物、史料檔案的通知，采取獎(jiǎng)勵(lì)等方式在校內(nèi)外征集有珍藏價(jià)值的實(shí)物檔案。

為保障實(shí)物檔案收集歸檔完整齊全，應(yīng)把實(shí)物檔案的整理歸檔工作納人各部門(mén)院系的工作職責(zé)范圍。在實(shí)物的鑒定方面，要樹(shù)立精品意識(shí)，切忌過(guò)多過(guò)濫，盡量把具有典型代表性的具有查考利用價(jià)值的、具有珍藏價(jià)值、彰顯學(xué)校特色的實(shí)物檔案收集進(jìn)檔案部門(mén)統(tǒng)一管理。對(duì)于只具有一般意義的實(shí)物檔案由涉及的單位以及個(gè)人保管，不必收集進(jìn)檔案部門(mén)。整理實(shí)物檔案的工作內(nèi)容是將凌亂的、孤立的、無(wú)序的實(shí)物檔案以件套為單位加以分類(lèi)，6S管理整理的原則是保持實(shí)物原始特性、實(shí)物原有關(guān)聯(lián)性。實(shí)物檔案按外在形式分：獎(jiǎng)杯獎(jiǎng)狀類(lèi)、字畫(huà)類(lèi)、證書(shū)證章類(lèi)、錦旗類(lèi)、牌匾類(lèi)、工藝品類(lèi)（紀(jì)念品）、其他類(lèi)等，對(duì)于體積大、展廳展示（長(zhǎng)期不在檔案室）以及珍貴的實(shí)物檔案除了分類(lèi)登記歸檔外，為便于檢索和利用，要建立與實(shí)物相關(guān)聯(lián)的照片檔案加以歸檔管理。

二、6S管理整頓階段一明確標(biāo)識(shí)（編號(hào)、編目）、科學(xué)布局、合理裝具。

整頓工作的內(nèi)容包括：以時(shí)期為綱，將整理分類(lèi)后的實(shí)物檔案整齊排列，每一件套編一個(gè)檔號(hào)，檔號(hào)為實(shí)物類(lèi)號(hào)一時(shí)間一件（套）號(hào)。這里僅以重要實(shí)物檔案的擺放為例，本館保存的珍貴實(shí)物檔案如林紓字畫(huà)等檔案中只保留照片，檔號(hào)為：字畫(huà)類(lèi)一1903-01，實(shí)物檔案目錄項(xiàng)目設(shè)定與紙質(zhì)檔案相同，設(shè)編號(hào)、題名、責(zé)任者、年代、存檔時(shí)間件套數(shù)量、存放地方備注等項(xiàng)目。

為了細(xì)化實(shí)物檔案的6S管理，要在實(shí)物上加以標(biāo)簽，標(biāo)識(shí)實(shí)物的總體情況，即附相應(yīng)的文字說(shuō)明，內(nèi)容包括：檔號(hào)、授予或贈(zèng)與單位（姓名）、接受時(shí)間、歸檔時(shí)間以及相應(yīng)的文字介紹。用照片或復(fù)制品代替實(shí)物歸檔管理的，也要按照以上所述歸檔方法編檔號(hào)、目錄和排序，并在照片上貼標(biāo)識(shí)注明實(shí)物的總體情況，應(yīng)特別注意要保證實(shí)物與照片的序號(hào)等一一對(duì)應(yīng)。由于實(shí)物檔案載體多樣、形狀大小不等，難以按統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)存放。因此，要針對(duì)實(shí)物的自然特征選擇合適的裝具存放，特殊實(shí)物存放要定制專(zhuān)用的柜架。實(shí)物的擺放要整齊有序，力避疊加存放。字畫(huà)類(lèi)實(shí)物，要統(tǒng)一制作畫(huà)軸盒，證書(shū)類(lèi)可整齊排列放置到檔案盒內(nèi)，印章類(lèi)可放置于檔案袋或?qū)Ｓ糜≌履＞邇?nèi)，珍貴的實(shí)物檔案如名人書(shū)畫(huà)、題詞等需用專(zhuān)門(mén)的具有安全防護(hù)的檔案裝具妥善保管。對(duì)于榮譽(yù)類(lèi)的獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)狀、牌匾等要展開(kāi)并有序排列放置在加裝玻璃門(mén)的專(zhuān)用柜內(nèi)，紀(jì)念品、工藝品類(lèi)實(shí)物要擺放在專(zhuān)門(mén)有玻璃防護(hù)的櫥窗式裝具柜內(nèi)。通過(guò)6S管理整頓這個(gè)階段的工作，達(dá)到所保管的實(shí)物擺放有序，美觀又直觀，檢索目錄清晰，標(biāo)識(shí)準(zhǔn)確，在利用時(shí)可以用最短的時(shí)間取到所需的實(shí)物，大大的提高了工作效率。

三、6S管理清掃階段一清掃衛(wèi)生、改善環(huán)境

6S管理中清掃階段工作的目的是鞏固整理、整頓階段的成果，清理、打掃生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)及物品的衛(wèi)生，包括看得見(jiàn)的地方和看不見(jiàn)的地方。應(yīng)用在實(shí)物檔案管理中，清掃的工作就是使實(shí)物保存區(qū)域（庫(kù)房）的物品和環(huán)境都保持干凈整潔的狀態(tài)，具體包括：實(shí)物檔案的清掃和實(shí)物保存區(qū)域環(huán)境衛(wèi)生的清掃。實(shí)物檔案收集存放后，長(zhǎng)年累月不清理就可能會(huì)使其灰塵蒙面或者造成污損、脫落、腐蝕等現(xiàn)象，針對(duì)這種自然現(xiàn)象，要依實(shí)物載體的不同特點(diǎn)定期對(duì)其清掃和進(jìn)行修復(fù)保養(yǎng)工作。對(duì)于印章、證件、獎(jiǎng)品獎(jiǎng)狀等要經(jīng)常清理擦拭干凈，保證內(nèi)容清晰可見(jiàn)；對(duì)于紀(jì)念品類(lèi)（工藝品）有金屬材質(zhì)的要定期檢查是否有銹蝕和污漬；對(duì)于錦旗字畫(huà)、橫幅等，針對(duì)字跡不明或有破損等情況要進(jìn)行修補(bǔ)和定期保養(yǎng)，使之處于良好狀態(tài)。除此之外，針對(duì)存放實(shí)物的裝具、架柜以及周?chē)h(huán)境，要定期對(duì)其內(nèi)外以及各個(gè)角落衛(wèi)生進(jìn)行清理，發(fā)現(xiàn)垃圾等衛(wèi)生隱患要及時(shí)清除，切實(shí)達(dá)到工作現(xiàn)場(chǎng)物品完好，環(huán)境整潔、清爽。

四、6S管理清潔階段一保持管理效果，形成制度

6S管理中清潔階段是將前三個(gè)階段的工作內(nèi)容固化，對(duì)三個(gè)階段中的方法、措施、手段加以提煉和總結(jié)，形成制度化標(biāo)準(zhǔn)化，達(dá)到管理規(guī)范、物品整潔、環(huán)境干凈舒適的狀態(tài)。實(shí)物檔案管理的總結(jié)歸納也體現(xiàn)在4S階段。要結(jié)合高?！稒n案管理辦法》建立實(shí)物檔案管理規(guī)范，明確實(shí)物檔案收集的原則、歸檔范圍整理流程、保管和利用的登記制度；對(duì)保管實(shí)物檔案的區(qū)域或存儲(chǔ)裝備、輔助設(shè)備標(biāo)示明確的責(zé)任者；同時(shí)，要建立與之對(duì)應(yīng)的實(shí)物檔案巡查制度、監(jiān)督檢查制度（存放在檔案庫(kù)房外的實(shí)物），并配套制定檢查表格和管理流程，使檔案管理人員日常巡查中清楚應(yīng)該做什么、怎么做、做到什么程度；針對(duì)錦旗、重要價(jià)值物品、櫥窗玻璃以及照明燈具等的衛(wèi)生清掃是難點(diǎn)，需制訂清掃規(guī)范和清掃時(shí)間等各項(xiàng)清掃標(biāo)準(zhǔn)。另外，要重點(diǎn)加強(qiáng)珍貴重要實(shí)物檔案的保養(yǎng)維護(hù)，要建立相應(yīng)保養(yǎng)管理制度。通過(guò)4S清潔階段管理制度的強(qiáng)化執(zhí)行，達(dá)到實(shí)物檔案6S管理在“堅(jiān)持、維持、保持”中更加規(guī)范、有序，環(huán)境衛(wèi)生更加整潔舒適。

五、6S管理素養(yǎng)階段一提高人員素養(yǎng)，形成風(fēng)氣

素養(yǎng)是6S管理的精華之處，也是開(kāi)展6S管理的最終目的，既培養(yǎng)人的工作主動(dòng)性、服務(wù)意識(shí)和好的行為習(xí)慣。實(shí)物檔案管理中的素養(yǎng)主要包括管理人員的責(zé)任意識(shí)、業(yè)務(wù)能力和專(zhuān)業(yè)學(xué)術(shù)素養(yǎng)。在實(shí)物檔案管理中，作為代表學(xué)校的檔案人員，要有高度的工作責(zé)任心和服務(wù)觀念，日常工作中，要熟悉家底，了解需求，掌握規(guī)律，做到主動(dòng)上門(mén)收集檔案、及時(shí)登記、準(zhǔn)確利用。由于實(shí)物檔案的出現(xiàn)，檔案部門(mén)服務(wù)觀念和方式有較大轉(zhuǎn)變，在精神文明建設(shè)中發(fā)揮越來(lái)越大的作用，拉近了檔案與社會(huì)的距離。因此，針對(duì)各種利用需求的社會(huì)、校內(nèi)的各類(lèi)人群，檔案管理人員的服務(wù)態(tài)度、服務(wù)質(zhì)量的提升也至關(guān)重要。同時(shí)，要加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識(shí)學(xué)習(xí)，如探索合理收集實(shí)物檔案的途徑和工作方法，如何把實(shí)物檔案的保存管理工作做精做好等。除此之外，要提高工作的溝通和交流能力，加強(qiáng)組織與協(xié)調(diào)能力。在學(xué)術(shù)素養(yǎng)方面，要開(kāi)闊視野，采取走出去、請(qǐng)進(jìn)來(lái)，多渠道、多方面地參加與實(shí)物檔案相關(guān)的知識(shí)培訓(xùn)，使其掌握歷史學(xué)、管理學(xué)等相關(guān)知識(shí)，從而促進(jìn)高校實(shí)物檔案6S管理工作高效順利開(kāi)展。

六、6S管理安全階段一加強(qiáng)安全防范，保持安全完好狀態(tài)

安全是6S管理中的重要內(nèi)容，是各項(xiàng)工作開(kāi)展的必要條件，它與以上五個(gè)階段的工作都有密切的聯(lián)系。因此，在實(shí)物檔案6S管理中，要把安全融人管理的每個(gè)環(huán)節(jié)，使實(shí)物檔案管理都建立在安全的前提下。為保證實(shí)物檔案工作在安全的環(huán)境下，一是要培養(yǎng)檔案管理人員的安全意識(shí)，時(shí)時(shí)刻刻都將安全放在第一位置，將安全隱患都消滅在萌芽狀態(tài)。另外，要杜絕檔案管理人的不安全行為，如錯(cuò)位放置實(shí)物、隨意擠壓碰撞實(shí)物、不合理使用消防器材等行為；二是要加強(qiáng)檔案的安全防護(hù)工作。檔案管理人員要定期檢查實(shí)物的存放情況，發(fā)現(xiàn)破損、褪變或老化等應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行保護(hù)和搶救；三是要提升實(shí)物存儲(chǔ)環(huán)境的安全管理，防止存儲(chǔ)設(shè)備、輔助設(shè)備安全事故的發(fā)生。