新益為6S咨詢公司概述：會(huì)議在很多企業(yè)或工廠里可以說(shuō)從過(guò)去到現(xiàn)在，是有史以來(lái)就存在的，它是一種突出領(lǐng)導(dǎo)功能，實(shí)現(xiàn)決策民主化，科學(xué)化的重要工具。

5S管理

5S管理會(huì)議的作用

（1）集思廣益

集思廣益，是決策科學(xué)化的重要手段。

會(huì)議可以搜集眾多的情報(bào)資料，參與人員都可以提出各自的看法和見(jiàn)解，為決策提供了全面、客觀的依據(jù)。

（2）培養(yǎng)團(tuán)隊(duì)精神

會(huì)議可以培養(yǎng)團(tuán)隊(duì)精神，可以使每個(gè)參與人員了解共同的目標(biāo)，樹(shù)立全局的觀念，這無(wú)形中起了一種溝通協(xié)調(diào)的作用。

（3）增進(jìn)了解，發(fā)現(xiàn)人才

會(huì)議可以使參與人形成一種共識(shí)，有利于培養(yǎng)團(tuán)隊(duì)精神，會(huì)議可以增進(jìn)了解、發(fā)掘人才。

在會(huì)議上人們各抒己見(jiàn)，提出自己的看法，不但能增加彼此之間的了解，還能夠起到拋磚引玉，起到發(fā)現(xiàn)優(yōu)秀人才的作用。

但是作為一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)者，如果對(duì)會(huì)議控制得不好，很容易陷入各種文山會(huì)海之中，無(wú)法進(jìn)行日常的經(jīng)營(yíng)決策及管理工作。

【舉例】

例如某家公司的老總年薪是五十萬(wàn)元，經(jīng)理級(jí)別有十個(gè)人，平均年薪是十萬(wàn)塊。那么，11個(gè)人開(kāi)會(huì)，1個(gè)小時(shí)的費(fèi)用是多少？

每個(gè)小時(shí)會(huì)議成本＝小時(shí)工資×3×2×開(kāi)會(huì)人數(shù)

我們想想看，總經(jīng)理年薪是50萬(wàn)元，他除以12，再除以24，再除以8，他每一個(gè)小時(shí)是217塊。

一個(gè)經(jīng)理他的年薪是10萬(wàn)，除以12個(gè)月，再除以24，再除以8，他每一個(gè)小時(shí)是43.4塊。

11個(gè)人每人會(huì)議費(fèi)用就是217×3×2＋43.4×3×2×10＝3900

這個(gè)會(huì)議等于是花掉了3900塊錢(qián)，所以會(huì)議也要講5S管理。

如果說(shuō)11個(gè)人開(kāi)一小時(shí)的會(huì)議，其費(fèi)用就是3900元錢(qián)，尚不包括場(chǎng)地租金，以及水電的費(fèi)用，該公司的高層領(lǐng)導(dǎo)者如果每天平均開(kāi)三個(gè)小時(shí)的會(huì)議的話，每個(gè)月直接開(kāi)支就高達(dá)二十八萬(wàn)元，由此可知，我們的會(huì)議不是越多越好。

召開(kāi)會(huì)議必須要考慮的一些5S管理要素

（1）會(huì)議的必要性。

會(huì)議不是萬(wàn)能的，有的問(wèn)題不一定只有開(kāi)會(huì)才能解決，可以的話考慮用文件傳達(dá)或電子郵件的形式來(lái)代替一些會(huì)議，有的問(wèn)題靠開(kāi)一次會(huì)議也解決不了，所以我們就必須去考慮其它的方法。

（2）會(huì)議要會(huì)而有議，議而有決。

這是會(huì)議的基本原則，沒(méi)有主題或沒(méi)有目的的會(huì)議就不必召開(kāi)，開(kāi)會(huì)僅是開(kāi)會(huì)而已，沒(méi)有任何有建設(shè)性的意義和決定或構(gòu)思，這個(gè)會(huì)議等于沒(méi)開(kāi)，是在浪費(fèi)時(shí)間、浪費(fèi)金錢(qián)。

（3）會(huì)議的內(nèi)容形式

既然決定召開(kāi)會(huì)議了，就應(yīng)該明確幾個(gè)事項(xiàng)：

ＷＨＹ，為什么要開(kāi)這個(gè)會(huì)，會(huì)議的目的。

ＷＨＡＴ，會(huì)議的內(nèi)容，討論決定什么內(nèi)容。

ＨＯＷ，會(huì)議的形式，用什么方法來(lái)檢查。

ＷＨＯ，參加的人選。

會(huì)議人選一般都是五到十個(gè)人比較適合，人太多就要考慮到會(huì)議的效果。

ＷＨＥＮ，會(huì)議的時(shí)間。

會(huì)議的時(shí)間一般盡可能在兩小時(shí)之內(nèi)，因?yàn)殚L(zhǎng)時(shí)間的會(huì)議會(huì)讓人感覺(jué)到疲憊。

ＷＨＥＲＥ，會(huì)議的地點(diǎn)，要明確會(huì)議的地點(diǎn)，并提前預(yù)訂確認(rèn)。

明確了這些事項(xiàng)，并將會(huì)議議程散發(fā)給列席的人員，這是一個(gè)會(huì)議能否成功的前提，當(dāng)然還必須有會(huì)議召開(kāi)的注意事項(xiàng)。

會(huì)議5S管理召開(kāi)的注意事項(xiàng)

①議題明確，把握氣氛。

主持人一開(kāi)始就應(yīng)該向參與會(huì)者聲明會(huì)議的議題，介紹背景及概況，與會(huì)議無(wú)關(guān)的話題應(yīng)當(dāng)避免。

掌握氣氛，主持人要用大家關(guān)注或感興趣的話題引起共鳴，活躍會(huì)議的氣氛。

②主持人學(xué)會(huì)及時(shí)總結(jié)，三到五人發(fā)言后要做一次總結(jié)，以提高討論的深度和廣度，且要正中主題的要義，參與會(huì)議的人，一定要耐心地聆聽(tīng)，不管誰(shuí)的發(fā)言都要耐心地聆聽(tīng)，中途打斷或面帶不理解的表情，都是對(duì)他人的一種不尊重。

③會(huì)議要做好記錄。

對(duì)于發(fā)言人提出的情報(bào)也好，意見(jiàn)也好，想法也好，應(yīng)該做一個(gè)簡(jiǎn)要的記錄，并且要有所肯定和回應(yīng)。

④發(fā)言要簡(jiǎn)短明確。

一次發(fā)言最好控制在三分鐘之內(nèi)，不可以同時(shí)講幾個(gè)主題，更不可以滔滔不絕，或偏離主題，發(fā)言后要進(jìn)行討論，討論一定要針對(duì)主題，而不要與主題無(wú)關(guān)，這樣才能夠讓大家有興趣。

⑤會(huì)議結(jié)束時(shí)主持人應(yīng)進(jìn)行會(huì)議總結(jié)，重申會(huì)議討論的結(jié)果，并把決定的事項(xiàng)落實(shí)到人，并明確完成的期限。

⑥將做好的會(huì)議記錄向相關(guān)人員發(fā)放，必要時(shí)轉(zhuǎn)換成公告形式，向全體職工公布，主持人對(duì)于會(huì)議內(nèi)容必須定期地跟進(jìn)檢查，對(duì)于那些沒(méi)有討論或研究的項(xiàng)目也要采取對(duì)策，這就是會(huì)議的5S管理。

會(huì)議的目的是在節(jié)約成本、節(jié)約時(shí)間，這就是在改善問(wèn)題，就是在提升公司的品質(zhì)。